Allgemeine Geschäftsbedingungen

Allgemeine Geschäftsbedingungen der Penta GmbH
Stand: Februar 2009

1. Geltungsbereich

1.1 Diese Geschäftsbedingungen („AGB“) sind auf alle Verträge über Leistungen („Einzelaufträge“) der Penta GmbH (nachfolgend „Agentur“) mit ihren Kunden (nachfolgend „Auftraggeber“) anwendbar. Die Leistungen der Agentur bestehen regelmäßig in der Planung und Durchführung von Veranstaltungen und Events für den Auftraggeber.
Die AGB gelten auch für alle künftigen Geschäftsbeziehungen, auch wenn auf sie nicht nochmals ausdrücklich verwiesen wird. Mit Beauftragung der Agentur erkennt der Auftraggeber diese AGB an.
1.2 Allen Bedingungen des Kunden, auf die er im Rahmen der Anbahnung oder des Abschlusses von Einzelaufträgen hinweist, wird hiermit ausdrücklich widersprochen. Solche Bedingungen werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn die Agentur sich mit ihnen schriftlich einverstanden erklärt.
1.3 Soweit Regelungen der Einzelbeauftragung diesen AGB widersprechen, gelten die Regelungen der Einzelbeauftragung vorrangig vor diesen AGB.

2. Zustandekommen des Einzelauftrages, Vertragsgegenstand und -beziehungen
2.1 Die Angebote der Agentur sind freibleibend und unverbindlich. Der Einzelauftrag kommt mit schriftlicher Auftragsbestätigung durch die Agentur zustande. Soweit der Auftraggeber in seiner Beauftragung vom ursprünglichen Angebot der Agentur abweicht, hat er dies ausdrücklich zu kennzeichnen. Ansonsten kommt die Einzelbeauftragung mit dem Inhalt zustande, wie er ursprünglich im Angebot der Agentur beschrieben wurde.
2.2 Die Agentur wird die Leistungen nach Umfang und auf Grundlage des Einzelauftrags erbringen. Jegliche Änderungen, die vom Auftraggeber gewünscht werden, sind gesondert zu vereinbaren. Die Agentur ist in diesem Fall berechtigt, die vereinbarte
Vergütung entsprechend anzupassen. Sofern die Änderung eine Reduzierung des Umfangs der Leistungen vorsieht, gilt Ziffer 4.5 (Teilstornierung).
2.3 Der Auftraggeber akzeptiert mit Beauftragung die im Angebot aufgeführten Leistungen von Drittunternehmen, die durch die Agentur – in Absprache mit dem Auftraggeber – entweder selbst oder im Namen des Auftraggebers beauftragt werden, z.B. Hotels, Tagungsorte, Catering, Fahr- und Rennstreckenbetreiber, Künstler usw. („Drittdienstleister“). Diese Drittdienstleister sind nicht Erfüllungsgehilfen der Agentur. Die Agentur haftet nicht für Drittdienstleister, sondern tritt lediglich Ansprüche, die gegen den Drittdienstleister bestehen, an den Auftraggeber ab und ist bei der Durchsetzung solcher Ansprüche unterstützend tätig. Sofern die Agentur Unterauftragnehmer einsetzt, für die die Agentur gem. § 278 BGB haftet, wird dies die Agentur dem Auftraggeber auf Anfrage mitteilen.

3. Vergütung, Zahlungsbedingungen
3.1 Alle von der Agentur angegebenen Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
3.2 Die Vergütung wird in der Einzelbeauftragung festgelegt. Soweit nichts anderes vereinbart, richtet sich die Vergütung entweder nach dem tatsächlichen Aufwand (Zeitaufwand und Materialaufwand) oder nach Festpreis.
Bei einer Vergütung nach Aufwand, erfolgt die Rechnungsstellung, soweit nicht anders vereinbart, jeweils am Ende des Monats.

Bei Festpreisvereinbarung ist, soweit nicht anders vereinbart, die Vergütung wie folgt fällig:
• 50% bei Abschluss der Einzelbeauftragung
• 30% bis acht Wochen vor Veranstaltungsbeginn
• 20 % nach endgültiger Leistungserbringung (z.B. Abschluss der Veranstaltung)..
3.3 Die Vergütung enthält sämtliche Kosten für Drittdienstleister, inklusive Kosten wie z.B. GEMA-Gebühren, Vermittlungsgebühren oder anderweitige Kosten (z.B. Reise- und Verpflegungskosten der Agenturmitarbeiter) nur dann, wenn dies ausdrücklich vereinbart und ausgewiesen ist. Ansonsten werden diese Kosten von der Agentur extra berechnet und nach Anfall unmittelbar in Rechnung gestellt. Bei Kosten im Einzelfall von über EUR 5.000 kann die Agentur ihre Leistungserfüllung von der Vorauszahlung dieser Kosten durch den Auftraggeber abhängig machen. Die Endabrechnung der Kosten durch die Agentur erfolgt nach Abschluss der Veranstaltung und somit nach Eingang der Rechnungen durch die Drittdienstleister. Die Agentur berechnet die Kosten netto, d.h. ohne Aufschlag unter Zugrundelegung des jeweils anzuwenden Umsatzsteuersatzes an den Auftraggeber weiter.
3.4 Wenn für Zahlungen keine Zahlungsmeilensteine (vgl. oben Ziffer 3.3) vereinbart wurden, sind alle Rechnungen binnen 14 Tagen nach Erhalt der Rechnung zu bezahlen. Abzüge irgendwelcher Art sind ausgeschlossen. Der Auftraggeber ist zur Aufrechnung, Minderung oder Zurückbehaltung nur berechtigt, wenn die Gegenansprüche rechtskräftig festgestellt worden oder unstreitig sind. Anzahlungen werden nicht verzinst.
3.5 Bei Zahlungsverzug ist die Agentur berechtigt, unbeschadet weitergehender Ansprüche, Verzugszinsen in Höhe von 5 %-Punkten über dem jeweiligen Basiszinssatzes der Europäischen Zentralbank zu verlangen. Die Agentur ist im Falle des Zahlungsverzuges nach Fristsetzung weiter berechtigt, die Einzelbeauftragung aus wichtigem Grund zu kündigen und Schadensersatz wegen Nichterfüllung zu verlangen.
3.6 Im Einzelauftrag nicht veranschlagte Leistungen, die auf Verlangen des Auftraggebers ausgeführt werden oder aber Mehraufwendungen, die bedingt sind durch unrichtige Angaben des Auftraggebers, durch unverschuldete Transportverzögerungen oder durch nicht termin- oder fachgerechte Vorleistungen Dritter, soweit sie nicht Erfüllungshilfen der Agentur sind, werden dem Auftraggeber zusätzlich nach den aktuellen Vergütungssätzen der Agentur in Rechnung gestellt.

4. Stornierung durch Auftraggeber
4.1 Der Auftraggeber ist berechtigt, beauftragte Leistungen bis eine Woche vor Leistungserbringung zu kündigen (stornieren). Es gelten im Falle einer Stornierung ausschliesslich die folgenden Regelungen, es sei denn die Parteien haben etwas anderes im Einzelfall vereinbart. Insbesondere finden i.Ü § 627 und § 649 BGB keine Anwendung.
4.2 Im Falle einer Stornierung hat der Auftraggeber sämtliche Kosten und eingegangenen Verbindlichkeiten der Agentur (insbesondere die Kosten, die von Drittdienstleistern geltend gemacht werden) zu tragen. Die Agentur wird sich aber bemühen, diese Kosten gering zu halten und, wenn möglich von Stornierungsrechten ihrerseits gegen die Drittdienstleister Gebrauch zu machen.
4.3 Darüber hinaus gelten die nachfolgend aufgeführten Stornogebühren, die der Auftraggeber im Falle einer Stornierung zu bezahlen hat:
• 40% bei einer Kündigung bis 12 Wochen vor dem Veranstaltungsbeginn
• 60% bei einer Kündigung bis 8 Wochen vor dem Veranstaltungsbeginn
• 80% bei einer Kündigung bis 4 Wochen vor dem Veranstaltungsbeginn
• 90% bei einer Kündigung bis 1 Woche vor dem Veranstaltungsbeginn.

Die vorgenannten Beträge verringern sich, soweit der Auftraggeber im Einzelfall nachweist, dass sich die Agentur im konkreten Fall einen höheren Betrag an ersparten Aufwendungen oder tatsächlich erzielten oder an möglichen anderweitigen Erwerb anrechnen lassen muss.
4.4 Sofern eine Stornierung aufgrund von Umständen höherer Gewalt erfolgt, wie z.B. Krieg, Terror, behördliche Anordnungen, Umweltkatastrophen wie z.B. Sturm, Flut, Feuer, die bei Abschluss des Einzelauftrages nicht absehbar waren, verbleibt es bei der Zahlungspflicht des Auftraggebers gem. Ziffer 4.2. Der Auftraggeber ist weiterhin verpflichtet, statt der Stornierungsgebühren gem. Ziffer 4.3, die tatsächlich bis zum Zeitpunkt der Stornierung erbrachten Leistungen anteilig zu bezahlen.
4.5 Die Stornierung von Leistungen hat schriftlich zu erfolgen. Die Regelungen dieser Ziffer 4 sind auch auf die Stornierung für Teilleistungen anzuwenden. Die Berechnung der Stornierungsgebühr für Teilleistung erfolgt entsprechend dem Anteil der Teilleistung an der Gesamtvergütung.

5. Mitwirkungspflichten des Auftraggebers
5.1 Den Parteien ist bewusst, dass die Leistungen der Agentur wesentlich von der ordnungsgemäßen Erfüllung von Mitwirkungspflichten des Auftraggebers abhängen. Soweit nicht gesondert im Einzelauftrag festgelegt, schuldet der Auftraggeber alle Handlungen in seinem Bereich, die für die Erbringung der Leistungen durch die Agentur notwendige Voraussetzung sind. Insbesondere wird der Auftraggeber der Agentur kostenfrei, fristgerecht und uneingeschränkt die für die Erbringung der Leistungen notwendigen Informationen übergeben.
5.2 Die Erbringung der Leistungen erfolgt in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber. Zu diesem Zweck wird der Auftrageber für jeden Einzelauftrag einen Verantwortlichen benennen, der als Kontaktperson und Ansprechpartner für die Agentur dient. Sofern die Agentur nach Erbringung von Teilleistungen, wie z.B. Konzepterstellung, Budgetplanung, Ablaufplanung usw. die Freigabe wünscht, hat der Verantwortliche diese Freigabe für den Auftraggeber zu erteilen oder aber, falls die Teilleistung nicht vertragsgemäß erfolgte, hat er die notwendigen Korrekturen und Verbesserungen mitzuteilen. Falls er Änderungen im vertraglichen Umfang der Leistungen wünscht, gilt dies als Änderungsverlangen gem. Ziffer 2.2 bzw. Teilstornierung gem. Ziffer 4.5. Im Falle der Freigabe werden die Leistungen von der so geschuldet, wie vom Auftraggeber freigegeben.
5.3 Sofern durch Verzögerung oder Nichterfüllung der Mitwirkungspflichten des Auftraggebers bei der Agentur Aufwände, Kosten oder Schäden anfallen, sind diese vom Auftraggeber zu ersetzen. Sofern die Erbringung der Leistungen aufgrund der Verzögerung oder Nichterfüllung der Mitwirkungspflichten unmöglich oder wesentlich erschwert wird, hat die Agentur das Recht, den Einzelauftrag aus wichtigem Grund zu kündigen. Sofern die Mitwirkungspflicht noch nachholbar ist, gilt das Kündigungsrecht nur nach erfolgloser Fristsetzung durch die Agentur zur Nachholung der Mitwirkungspflicht.

6. Abnahme
Die Parteien sind sich einig, dass es sich bei der Planung und Durchführung der Leistungen um Dienstleistungen handelt. Die Agentur kann nicht für einen bestimmten Erfolg der Leistungen einstehen. Sofern im Einzelfall jedoch werkvertragsrechtliche Leistungen erbracht werden, gelten die Leistungen als abgenommen, wenn der Auftraggeber die Abnahme nicht in angemessener Zeit nach Anzeige der Fertigstellung oder Übergabe des Werkes ablehnt. Die Abnahme kann nicht verweigert werden, wenn es sich nur um unwesentliche Mängel handelt.

7. Haftung und Gewährleistung
7.1 Die Agentur übernimmt für ihre Leistungen die jeweils einschlägigen gesetzlich geschuldeten Gewährleistungspflichten, soweit nicht anders hierin vereinbart. Ein Rücktritt vom Einzelauftrag ist jedoch nur dann möglich, wenn der Agentur mindestens zwei Mal Gelegenheit zur Mängelbeseitigung gegeben wurde. Im Übrigen steht die Agentur dafür ein, dass die Leistungen nach mittlerer Art und Güte erbracht werden.
7.2 Die Agentur haftet dem Auftraggeber unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten in einer den Vertragszweck gefährdenden Weise (Kardinalpflicht). Vorbehaltlich Ziffer 7.4 ist im Übrigen eine Haftung auf Schadensersatz – gleich aus welchem Rechtsgrund – ausgeschlossen.
7.3 Sofern die Agentur für die Verletzung von Kardinalpflichten haftet, ohne dass Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit gegeben sind, ist die Haftung der Agentur auf denjenigen Schadensumfang begrenzt, mit dessen Eintritt bei Abschluss des Einzelauftrags entsprechend der zu diesem Zeitpunkt bekannten Umstände zu rechnen war.
7.4 Die Haftungsbeschränkungen gelten nicht für eventuelle Schadensersatzansprüche wegen Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit und für die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz.
7.5 Keine Haftung besteht für Schäden, die Folge eines Falles höherer Gewalt sind (insbesondere Natur-, Brandkatastrophen, Krieg, Arbeitskämpfe usw.).

8. Geheimhaltung
8.1 Die Parteien sind verpflichtet, über alle ihnen während ihrer Tätigkeit unter einem Einzelauftrag sowie im Rahmen der Anbahnung eines Einzelauftrages von der anderen Partei bekannt gegebenen Informationen (im Folgenden „Vertrauliche Informationen“) während der Dauer des Einzelauftrages und nach dessen Beendigung Stillschweigen zu bewahren und diese Vertraulichen Informationen weder selbst zu nutzen noch durch Dritte nutzen zu lassen. Vertrauliche Informationen sind nicht solche Informationen, die die empfangende Partei von Dritten ohne Verletzung einer Geheimhaltungspflicht erhalten hat oder allgemein in der Öffentlichkeit bekannt sind und/oder werden. Die Parteien verpflichten sich, alle ihnen zur Verfügung gestellten Vertraulichen Informationen ordnungsgemäß aufzubewahren, insbesondere dafür zu sorgen, dass Dritte nicht Einsicht nehmen können.
8.2 Die von der jeweils anderen Partei zur Verfügung gestellten Unterlagen und sonstige Gegenstände sind während der Dauer des Einzelauftrages auf Anforderung, nach Beendigung des Einzelauftrages unverzüglich unaufgefordert an diese Partei zurückzugeben. Dieselbe Aufbewahrungs- und Herausgabepflicht gilt für sämtliche Schriftstücke und sonstige Aufzeichnungen, die Vertrauliche Informationen beinhalten, insbesondere auch elektronischer Art, die Angelegenheiten der anderen Partei betreffen (Notizen, Entwürfe, Abschriften, Kopien etc.). An solchen Unterlagen und Gegenständen kann ein Zurückbehaltungsrecht nicht geltend gemacht werden. Die Parteien haben jeweils Dritten, die eine Partei zur Erfüllung ihrer Verpflichtungen unten einem Einzelauftrag einsetzt, die Verpflichtungen nach dieser Ziffer 8 entsprechend aufzuerlegen.
8.3 Die Vorschriften dieser Ziffer 8 gelten insbesondere, aber nicht darauf beschränkt, für spezifische Konzeptentwürfe, Planungen und Berechnungen, die die Agentur dem Auftraggeber im Rahmen von Angeboten übergibt, die vom Auftraggeber nicht an Dritte (insbesondere im Rahmen von Ausschreibungen) übergeben werden dürfen. Der Auftraggeber ist zur Nutzung der Konzeptentwürfe, Planungen und Berechnungen nur im Falle der Auftragserteilung und nur für die nach dem Einzelauftrag vorgesehenen Zwecke berechtigt. Vervielfältigungen sind nur mit ausdrücklicher vorheriger Zustimmung der Agentur zulässig.

9. Datenschutz
9.1 Die Parteien verpflichten sich zur Einhaltung sämtlicher anwendbaren datenschutzrechtlicher Bestimmungen, inkl. BDSG, TMG.
9.2 Alle vom Auftraggeber oder von der Agentur erhobenen persönlichen Daten i.S.d. BDSG werden ausschließlich zur Abwicklung des eingegangenen Vertragsverhältnisses verarbeitet und genutzt. Eine Weiterleitung an Dritte erfolgt nur, sofern dies für Durchführung der Leistungen erforderlich ist. Im Übrigen erfolgt die Datenverarbeitung nach den Bestimmungen des geltenden Datenschutzrechts.
9.3 Die Agentur fungiert für den Auftraggeber hinsichtlich der erhobenen oder übergebenen Daten als Auftragsdatenverarbeiter i.S.d. § 11 BDSG. Soweit notwendig, werden die Parteien eine schriftliche Vereinbarung über Auftragsdatenverarbeitung schliessen.

10. Geistige und gewerbliche Schutzrechte
Alle im Zusammenhang mit der Auftragserfüllung durch die Agentur entstehenden gewerblichen oder geistigen Schutzrechte (Markenrechte, Datenbankrechte, Patentrechte, Urheberrechte inkl. der Rechte an von der Agentur eingesetzter oder entwickelter Software, wettbewerbsrechtlicher Leistungsschutz etc.) verbleiben bei der Agentur, es sei denn die Parteien haben ausdrücklich und schriftlich etwas anderes vereinbart. Jedwede Nutzung oder Verwertung durch den Auftraggeber bedarf der schriftlichen Zustimmung der Agentur. Die Befugnis zur Änderung von Entwürfen oder Konzepten steht ausschließlich der Agentur zu. Druckvorlagen, Arbeitsfilme und Negative, die von der Agentur oder in ihrem Auftrag hergestellt werden, bleiben Eigentum der Agentur. Dies gilt auch dann, wenn diese dem Kunden in Rechnung gestellt werden.

11. Laufzeit des Einzelauftrags und Kündigung
11.1 Der Einzelauftrag gilt mit Vollendung der Leistungen der Agentur als beendet (regelmäßig mit Ablauf der Veranstaltung inklusive Abbau und Nachbereitung).
11.2 Für Stornierungen gilt Ziffer 4. Im Übrigen sind beide Parteien berechtigt, den jeweiligen Einzelauftrag aus wichtigem Grund i.S.d. § 314 BGB zu kündigen. Sofern eine Seite den wichtigen Grund zu vertreten hat, kann die kündigende Partei neben der Kündigung auch Schadenersatz wegen Nichterfüllung verlangen.
11.3 Jede Kündigung hat schriftlich zu erfolgen.

12. Allgemeine Vorschriften
12.1 Sind oder werden einzelne Bestimmungen dieser AGB oder des Einzelauftrages unwirksam, bleibt die Gültigkeit der Bestimmungen im Übrigen unberührt.
12.2 Änderungen und Ergänzungen dieser AGB sowie der Einzelaufträge bedürfen zu ihrer Rechtswirksamkeit der Schriftform. Auch ein Verzicht der Parteien auf die Schriftform ist formbedürftig.
12.3 Ausschließlicher Gerichtsstand für Streitigkeiten aus und wegen Einzelaufträgen zwischen den Parteien ist das Landgericht München I.
12.4 Diese AGB und die Einzelaufträge unterliegen dem Recht der Bundesrepublik Deutschland. Die Anwendung des UN-Kaufrechts (Convention on Contracts for the International Sale of Goods – CISG) ist ausgeschlossen.